Verwalterwechsel -

vermeiden Sie unnötigen Mehraufwand

Stellen Sie sich vor: Sie übernehmen eine neue Liegenschaft. Die Unterlagen kommen unsortiert im Karton. Zählerstände fehlen, alte Abrechnungen sind unvollständig, Verträge unauffindbar. Schon nach wenigen Tagen sitzen Sie zwischen Energieversorger, Beirat und Eigentümern und verbringen mehr Zeit mit Nachforderungen als mit Verwaltung. Genau hier entsteht der größte Mehraufwand – nicht durch den Wechsel selbst, sondern durch fehlende Struktur.

Egal, ob Sie eine Liegenschaft abgeben oder übernehmen – mit einer sauberen Organisation sparen Sie in beiden Fällen Zeit und vermeiden Missverständnisse.

Warum eine saubere Übergabe entscheidend ist

Eine vollständige und strukturierte Übergabe spart Zeit, verhindert Missverständnisse und zeigt Professionalität. Eigentümer und Partner merken sofort: Diese Verwaltung hat alles im Griff.

Rechtlich auf der sicheren Seite

Auch wenn es manchmal heißt, es gebe „keine Pflicht“ zur Unterlagenübergabe: Fakt ist, der bisherige Verwalter muss die Verwaltungsunterlagen vollständig und unverzüglich übergeben (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG, aktuelle Rechtsprechung). Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nicht.
Für Sie als neuer Verwalter gilt: Es ist Ihre Holschuld, die Unterlagen einzufordern und strukturiert zu übernehmen.

Was bei einer vollständigen Übergabe dazugehört

Unverzichtbar

Verträge mit Energielieferanten, Wartungsfirmen, Messdienstleistern

Abrechnungen der letzten Jahre

Aktuelle Zählerstände und Verbrauchsdaten (möglichst elektronisch)

Sehr wichtig

Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen

Technische Unterlagen, Wartungspläne und Gebäudeunterlagen

Ergänzend, aber hilfreich

Korrespondenz zu laufenden Themen (z. B. Heizkostenverteilung)

Unterlagen zu Förderanträgen oder Sanierungen

Bank- und Versicherungsunterlagen

Teilungserklärung

Je vollständiger die Übergabe, desto weniger Nacharbeiten – und desto besser der Eindruck bei Eigentümern und Beirat.

Standard schaffen

Erarbeiten Sie eine Checkliste, die bei jedem Wechsel gilt – ob Sie abgeben oder übernehmen. So sichern Sie gleichbleibende Qualität über alle Verwaltungsobjekte hinweg.

Digital ablegen

Nutzen Sie eine zentrale, digitale Ablage. Beispiel: Ein Ordner „Übergabe Objekt XY“ mit fünf Unterordnern – Verträge, Abrechnung, Technik, Kommunikation, Protokolle.

Wenn möglich mit digitalen Lösungen (z. B. SharePoint oder andere Tools) – dann haben alle Beteiligten jederzeit Zugriff.

Wechsel frühzeitig organisieren

Planen Sie Übergaben nicht auf den letzten Drücker. Vereinbaren Sie rechtzeitig Termine mit dem alten Verwalter oder Versorger – auch im Hinblick auf Vertragsenden mit Dienstleistungsunternehmen.

Vollständigkeit prüfen

Gehen Sie die Checkliste Punkt für Punkt durch. Besonders wichtig: Zählerstände, Abrechnungen und Verträge. Erst wenn alles vorliegt, gilt die Übergabe als abgeschlossen.

Fazit: Struktur zahlt sich aus

Verwalterwechsel gehören zum Alltag – doch unnötiger Mehraufwand muss nicht sein. Mit klarer Checkliste, digitaler Ablage und rechtzeitiger Abstimmung sichern Sie einen reibungslosen Übergang. Sie vermeiden Diskussionen, sparen Zeit und stärken Ihre Professionalität gegenüber Eigentümern und Partnern.

Gut zu wissen

Wenn Sie als Verwalter im Rahmen eines Verwalterwechsels zu Energiehaus Deutschland kommen, heißen wir Sie herzlich willkommen! Auf unserer Welcome-Seite finden Sie alle relevanten Informationen zum Wechselprozess – von der Vertragsübernahme über das SEPA-Mandat bis hin zum Ableseportal und zu Abrechnungsthemen. Wir möchten, dass Sie den Wechsel transparent und reibungslos erleben und alle Abläufe klar im Blick haben.